Lagen om e-arkiv

Lagen om e-arkiv kräver ordning, bevarande och åtkomst till digitala handlingar. Här får du kärnkraven enligt Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen och RA-FS 2009:1 — plus vad som händer om kraven missas och hur du undviker fallgropar.

Läs Mer

Vad säger arkivlagen?

I Sverige styrs arbetet med arkiv, inklusive e-arkiv, av arkivlagen (1990:782) och tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Arkivlagen slår fast att myndigheternas arkiv är en del av kulturarvet. Arkiven ska bevaras, vara ordnade och vårdas så att allmänna handlingar går att hitta och ta del av. Arkivlagen kräver också att arkiven är organiserade och skyddade mot skada och obehörig åtkomst.

Tryckfrihetsförordningen ger alla rätt att ta del av dessa handlingar – den så kallade offentlighetsprincipen. Varje myndighet ansvarar för att följa reglerna.

(Källor: Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen, riksdagen.se, Offentlighetsprincipen, regeringen.se)

Vad är ett e-arkiv och varför är det viktigt?

Enligt ArkivIT är e-arkiv en digital plats där viktiga handlingar och dokument samlas, organiseras och sparas på ett säkert sätt. Det gör det enklare att hitta och bevara information över tid, utan att behöva hantera papper. E-arkiv hjälper också organisationer att följa lagar och regler för dokumenthantering.

Vad ett e-arkiv kan innehålla

I ett e-arkiv kan olika typer av dokument sparas, till exempel:

  • Protokoll
  • Rapporter
  • Avtal
  • E-post
  • Andra viktiga filer (t.ex. bilagor och underlag till ärenden och beslut)

Dessa dokument kan komma från myndigheter, företag eller organisationer och måste ofta sparas under lång tid för att vara tillgängliga vid behov.

Krav i korthet

En fungerande e-arkivlösning behöver klara fem saker:

  1. Autenticitet: Handlingar ska vara äkta och oförändrade.
  2. Åtkomst över tid: Informationen ska gå att hitta, läsa och förstå så länge den ska bevaras.
  3. Metadata: Uppgifterna ska vara kompletta och korrekta så att innehållet går att förstå och spåra.
  4. Format och bevarande: Använd dokumenterade, långsiktigt hållbara format och metoder.
  5. Export och överföring: Material ska kunna lämna systemet utan informationsförlust. FGS (gemensamma regler för struktur och metadata) används för att minska risken för förluster vid överföringar.

(Källa:Riksarkivet – RA-FS 2009:1)

Juridiska risker och följder

Om kraven inte följs kan det få rättsliga och verksamhetskritiska konsekvenser, till exempel:

  • att allmänna handlingar inte kan lämnas ut vid begäran
  • att bokföringsmaterial saknas vid revision
  • att personuppgifter hanteras i strid med GDPR
  • att myndighetens trovärdighet skadas

Dessa risker ökar om arkivet saknar dokumentation, tekniska skydd eller långsiktig förvaltningsplan. På riksarkivet.se kan du läsa om föreskrifter och vägledningar som reglerar hur organisationer ska hantera och arkivera sina handlingar.