Hej. Jag är intresserad av vad som står om mig i personalakt hos myndighet där jag varit anställd. Jag har varit anställd vid två tillfällen med flera års mellanrum. Vid andra tillfället fick jag lämna anställningen på dagen. Jag gjorde sedan ett nytt försök vid rekrytering efter två år och kom till andra intervjun där alla lovord från första intervjun vändes till rena förolämpningar och diverse insinuationer. Min undran är som sagt, hur kommer jag åt min personalakt och hur kan jag gå vidare om det är som jag misstänker att det står ofördelaktiga och felaktiga uppgifter om mig? Tacksam för svar!

 

Hej, och tack för din fråga!

 

Vi uppfattar din fråga som att du undrar hur du ska göra för att få ta del av din personalakt samt vad du kan göra för att påverka dess innehåll.   

Personalakten är med största sannolikhet en handling som är upprättad hos myndigheten som du varit anställd hos. Detta medför att den anses vara en allmän handling enligt 2 kap 3 § och 2 kap 7 § tryckfrihetsförordningen (TF). Det är en grundlagsstadgad rättighet att få ta del av allmänna handlingar, se 2 kap 1 § TF. Denna rätt får däremot begränsas med hänsyn till bl.a. enskildas personliga och ekonomiska förhållanden enligt 2 kap 2 § 6 p TF. Vad gäller uppgifter i handlingar som rör s.k. personaladministrativ verksamhet, den verksamhet personalavdelningen på myndigheten bedriver, finns begränsande bestämmelser i 39 kap. offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Av intresse för din fråga är 39 kap 2 § OSL som anger att sekretess råder för uppgift om bl.a. uppgift om en enskilds hälsotillstånd, samt sådan uppgift om en enskilds personliga förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Däremot gäller inte sekretess i ärenden om anställning, såvida det inte rör sig om uppgift som hänför sig till urvalstester, se 39 kap 2 § och 39 kap 5 a § OSL

Det nämnda innebär att uppgifterna i en personalakt generellt sett ska anses vara sekretessbelagda, om det kan antas att du eller någon närstående lider men om uppgiften röjs. Eftersom det är du själv som vill ta del av uppgiften är det inte troligt att du lider men av att ta del av din egna information. Dessutom gäller inte sekretess i förhållande till dig själv enligt 12 kap 1 § OSL. Slutsatsen blir alltså att du har rätt att ta del av de uppgifter som finns i din personalakt. 

 

För att ta del av handlingen och uppgifterna i den ska du begära att få ta del av dessa hos myndigheten som förvarar handlingen, se 2 kap 12 § TF. Om myndigheten avslår din begäran kan du överklaga till förvaltningsrätten enligt 2 kap 15 § TF samt förvaltningslagen och förvaltningsprocesslagen.  

 

Handlingen ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den, som önskar ta del därav, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handling får även skrivas av, avbildas eller tas i anspråk för ljudöverföring, se 2 kap 12 § TF. Du får även mot en avgift få en avskrift eller kopia av handlingen enligt 2 kap 13 § TF.

 

Vad gäller frågan hur du ska göra om du upptäcker att det står felaktiga uppgifter i personalakten finns inget helt tydligt lagrum som reglerar detta. Ett troligt tillvägagångssätt bör vara att du, när du tagit del av akten, påpekar felaktigheterna i den och ber om rättning. Eftersom det är en myndighet du jobbat på finns några principer som kan tjäna som vägledning. Enligt 1 kap 9 § regeringsformen ska t.ex. förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet iaktta saklighet och opartiskhet.