Vilka skyldigheter har vd beträffande information till delägarna i ett AB med 2 stora delägare och en liten, jag med 2 %?

Årliga protokollförda möten? Vilka formalia krävs?
Distribuering av bolagsordning, bokslut + vad? Skall det ske automatiskt eller skall jag begära det? Jag har bara fått bokslut. Är det tillräckligt?
Information saknas tycker jag – finns praxis på ersättning/skadestånd eller annat?

 
Hej och tack för din fråga!

Vi tolkar det som att du inte tillhör bolagets styrelse, men i egenskap av aktieägare vill ha förklarat dels vilken rätt du har till insyn i företaget och vilka formkrav som styrelsen är skyldiga att tillämpa vid sina sammanträden, dels vilken information som du i egenskap av aktieägare har rätt att få del av. Du önskar även veta vad konsekvensen till följd av en försummelse i detta avseende kan innebära.

Gällande de formalia som krävs för protokollförande vid styrelsesammanträden är att i protokollet ska de beslut som styrelsen fattas antecknas. I övrigt finns inget formkrav. Det innebär att det inte finns någon skyldighet att i protokollet skriva ned sådant som inte avser beslut, t.ex. diskussioner, se 8 kap 24§ Aktiebolagslagen.

Aktiebolagslagen ställer krav på att bolagsstämmoprotokoll skall föras vid stämman. Det är ordförandens uppgift att se till att det sker. I 2 och 3st anges viss information som skall ingå i protokollet och att det skall undertecknas av protokollföraren, 7 kap 48§ Aktiebolagslagen.

Protokoll ska hållas tillgängligt för aktieägare senast 2 veckor efter bolagsstämman. En kopia av stämmoprotokollet ska sändas till de aktieägare som begär det, 7 kap 49§ Aktiebolagslagen. Någon rätt för aktieägare att ta del av enskilda styrelseprotokoll föreligger som huvudregel inte, om inte annat framgår av bolagsordningen e.d.

Eftersom ert företag är ett så kallat fåmansföretag (högst tio ägare) har du emellertid en särskild rätt i egenskap av aktieägare till insyn i bolagets ställning och resultat, 7 kap 36§ Aktiebolagslagen.

Att ha rätt till insyn innebär en rätt att såväl utom som inom bolagsstämman begära om att få ta del av böcker, räkenskaper och andra handlingar i bolaget (t.ex. korrespondens, protokoll, rapporter, analyser, avtal, orderböcker) i den omfattning det behövs för att du skall kunna bedöma bolagets ställning och resultat eller ett visst ärende som skall behandlas vid bolagsstämman. Insynsrätten innebär även att du har möjlighet att ställa frågor till styrelsen eller VD:n avseende bolagets ekonomiska ställning, se 7 kap 36§ Aktiebolagslagen, SOU 1978:66 s. 200

Det skall sägas att även denna rätt till insyn, likt den allmänna frågerätten på stämman 7 kap 32§ Aktiebolagslagen, kan begränsas i den mån styrelsen bedömer att det skulle medföra en påtaglig risk för allvarlig skada för bolaget att du får del av uppgifterna. Situationer skall tolkas restriktivt och det skall krävas mycket för att du inte skall få ta del av informationen 7 kap 36§ Aktiebolagslagen. Vid begäran är styrelsen och VDn till och med skyldiga, om det kan ske utan oskäliga kostnader och besvär, att hjälpa dig med den utredning som krävs och tillhandahålla kopior, 7 kap 36§ Aktiebolagslagen.

Du har alltså rätt att ta del av allt som kan underlätta bedömningen av bolagets ekonomiska ställning och resultat, dvs. möjligtvis mer än bara bokslutet. En aktieägare som anser att bolagsledningen utan rätt hindrar honom från att utöva insyn i bolaget kan föra talan inför domstol med yrkande om att han ska beredas tillfälle att ta del av berörda handlingar. Det är viktigt att påpeka att i den mån du önskar föra talan mot styrelsen måste talan föras mot var och en av styrelsemedlemmarna. I den mån du önskar föra detta mot VD:n räcker det med talan mot denne. I samband härmed kan aktieägaren begära att domstolen förpliktar bolagsledningen att tillhandahålla handlingarna vid äventyr av vite, se 7 kap 36§ ABL jämte prop. 1997/98:99 s.118

Vad gäller skadestånd till följd av försummelse att beredas berörda handlingar har vi inte hittat någon praxis på. I detta avseende hänvisar vi dig således till en verksam jurist.

Företagets bolagsordning utgör en offentlig handling och ett exemplar skall finnas att ta del av hos bolagsverket. Du bör således ha rätt att begära ut denna. Se Bolagsverket.se